個人情報について

　株式会社朝日サービス（本社所在地：北海道札幌市中央区北１条西１丁目６さっぽろ創世スクエア９F、代表者：代表取締役社長　星野修一、以下、「当社」といいます）は、当社の業務に関連し、その活動を行うために多くの個人情報を保有するものであるところ、個人情報の保護が重大な責務と考え、情報主体をはじめ広く社会からの信頼を得るために、以下の通り個人情報保護方針を定め、個人情報の保護に努めます。

　当社は、個人情報について、関係法令その他の規範及び当社策定にかかる各種規定等の定めるところに従い、当社において業務に従事するすべての者に対してその周知・徹底を図り、適切にこれを取り扱います。

個人情報の適切な収集、利用、提供、委託

1　個人情報の収集にあたっては、利用目的を明示した上で、必要な範囲の情報を収集し、利用目的を通知又は公表し、その範囲内で利用します。

2　当社が利用・保管する各種個人情報の利用目的については以下の通りとします。

• 商品・サービスの配送・提供
• 商品・サービス・催し物の案内
• 既存の商品・サービスの改善や、新しい商品・サービスの開発等のための調査
• 提携企業等から提供された商品・サービス・催し物の案内及びプレゼントやアンケート類の送付
• 以上の各事項に関連する業務

3　収集した個人情報は、次の場合を除き、第三者に提供又は開示することはしません。

1. あらかじめ本人の同意を得た場合
2. 個人情報保護法27 条１項1 号ないし７号に定める例外に該当する場合
3. 個人情報保護法27 条２項（オプトアウト〔ただし、要配慮情報は除く〕）ないし同５項１号ないし３号（外部委託、事業承継若しくは共同利用）の場合

なお、当社におけるオプトアウト及び共同利用の状況は以下の通りです。

朝日新聞グループ（当社、朝日新聞社、朝日新聞社のグループ企業、朝日新聞を取り扱う新聞販売所を総称して朝日新聞グループという）では、朝日新聞グループとして一体的に行われる経営管理業務の遂行並びにお客様への商品･サービス等のご案内・ご提供及びその判断のために、グループ会社間で、以下の通り、個人データを共同して利用することがあります。

1. 朝日新聞グループ各社が保有する氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日その他申込書等に記載されたお取引に関する情報
2. 共同利用するグループ会社の範囲：朝日新聞グループ内
   共同して利用するグループ会社の範囲は以下のリンクをご参照ください。
   https://www.asahi.com/corporate/privacypolicy/#menu05
3. 共同利用の目的
   朝日新聞グループの事業活動に伴う
   
   • 商品・サービスの配送・提供
   • 商品・サービス・催し物の案内
   • 既存の商品・サービスの改善や新しい商品・サービスの開発等のための調査
   • 提携企業等から提供された商品・サービス・催し物の案内及びプレゼントやアンケート類の発送等
4. 共同利用する個人情報の管理責任者
   株式会社朝日新聞社（同社の住所および代表者名については以下のリンクをご参照ください。
   https://www.asahi.com/corporate/guide/outline/11208885

4　個人情報を第三者に委託して利用する場合は、当該第三者における安全管理措置の状況等に照らし、委託を行うことの適切性を検討するとともに、当該第三者との間で秘密保持を含め適切な監督を行うために必要な事項を定めた業務委託契約を締結した上で提供する等し、これらをもって委託先への適切な監督を実施します。

仮名加工情報の作成・利用について

1. 当社において仮名加工情報を作成・利用するときは、1.特定個人を識別できる記述等の全部又は一部を削除し、2.個人識別符号を全部削除し、もしくは3.個人情報に含まれる利用されることにより財産的被害の生ずるおそれがある記載等を削除する等（いずれも置き換え含む）、特定個人より特定することができないようにするため個人情報保護法その他関係法令の定めに則り、当社は必要な加工基準を設定し、これに従い当該個人情報を加工します。
2. 当社において仮名加工情報を作成するときは、その作成に用いた個人情報から削除した記述・個人識別符号や具体的に選択された加工方法に関する情報（削除情報等）は、当社の個人情報保護管理責任者・個人情報保護管理者・当該仮名加工情報を作成する各部署の現場管理者及び現場管理者が指名した作業管理者以外の者には接触させないものとし、個人情報保護管理者は、これを確保するため、削除情報等を他の情報と分別管理するほか、これを記録する媒体の持出管理、保管場所のロッカー施錠、これを記録するサーバーあるいはファイルへのアクセスに際しての ID 管理・パスワード設定を行う等、個人情報の漏えい防止及び安全性確保に向けた対応に準じ、必要な措置を講じます。
3. 当社において仮名加工情報を作成するときは、その利用目的を公表し、その目的の範囲で利用するものとし、利用の必要がなくなった場合は遅滞なくこれを消去します。
4. 当社において仮名加工情報を作成・利用する場合においては、当該仮名加工情報を他の情報と照合せず、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別しません。

個人情報に関する安全管理措置

個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又は毀損の予防及び是正のため、当社内において規定を整備し安全対策に努めます。以上の目的を達するため、当社は以下の措置を講じています。

1. 個人情報・個人データの適正な取扱いのため、法令及びガイドラインが定める各対応を実施するに当たっての基本方針の策定
2. 取得・利用・保存・提供・削除・廃棄等の各対応及び責任者と役割を定めた各種規定の策定
3. 責任者の設置、個人データを取り扱う従業員及び取扱い個人データの範囲の明確化、法及び規定に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制の整備、取扱い状況に関する定期点検等の組織的安全管理措置
4. 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載し、個人データの取扱いに関する留意事項について定期研修を実施する等の人的安全管理措置
5. 従業員の入退出管理、持ち込み機器の制限、個人データを取り扱う機器及び電子媒体・書類の盗難・紛失等を防止するための持ち出し制限・管理等の物理的安全管理措置
6. 個人データを取り扱う情報システムに対する外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するシステムの導入等の技術的安全管理措置

改善措置

個人情報の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう努めます。また必要に応じて本方針をはじめ各種規定等につき、変更、修正、又は追加を行う等、改善をするよう努めます。

開示等請求への対応

当社が本個人情報保護方針を遵守していないと思われる場合、及び本人の個人情報の開示、訂正、追加 又は 削除、利用停止 第三者提供停止を含む あるいは第三者提供記録の開示 等 を希望される場合には、 個人情報問い合わせ窓口 住所： 北海道札幌市中央区北１条西１丁目６さっぽろ創世スクエア９ F 、電話： 011-231-1237 、 FAX 011-231-2700 、メールアドレス privacy_p@asahi-sv.co.jp 、 受付時間：午前 ９ 時 30 分～午後 ６ 時 00 分、土・日・祝日・年末年始の休業日を除く までお問い合わせください。当社内規に従い、合理的な期間 原則 ２ 週間、ただし件数の多い場合・複雑な請求の場合 等 対応に時間を要するに関しては 30 日を予定しています 、妥当な範囲内でこれに対応します。

苦情の処理

当社は、個人情報取扱に関する苦情（開示等に係る当社の措置に対する請求者からの不服の申立の受付、仮名加工情報の作成その他の取扱いに関する苦情申入を含む）については、苦情窓口（住所：北海道札幌市中央区北１条西１丁目６さっぽろ創世スクエア９F、電話：011-231-1237、FAX：011-231-2700、メールアドレス：privacy_kujou@asahi-sv.co.jp、受付時間：午前９時30 分～午後６時00 分、土・日・祝日・年末年始の休業日を除く）までお問い合わせください。適切かつ迅速な処理に努めます。

開示・訂正等の申請方法

個人情報（保有個人データ）の利用目的の通知、開示及び訂正等及び利用停止等、個人データの第三者への提供もしくは個人データの第三者からの受領に際し作成される記録（以下「第三者提供記録」という）の開示請求等の各請求につきましては、申請書に所定の事項をすべてご記入の上、本人確認のための書類を同封し、当社の個人情報問い合わせ窓口までご持参いただくか、ご郵送してください。

【個人情報問い合わせ窓口】
〒060-0001　北海道札幌市中央区北１条西１丁目６さっぽろ創世スクエア９F
株式会社　朝日サービス　個人情報問い合わせ窓口

●ご提出いただく書面等
申請書は、当社のホームページからダウンロードし、申請書類を郵送の場合は、確実に当社に届いたことが確認できるよう、特定記録郵便や書留郵便を利用されることをお勧めします。
本人確認に供する書類は、（1）ご本人の氏名、（2）生年月日、（3）現住所の３つを必要項目とし、これが記載された公的書類及びそれに準ずる書類のコピーとさせていただきます。
当社で受理できる本人確認書類は以下の通りです（本籍やマイナンバー等、これら３つ以外の記載欄は塗りつぶしたうえでご送付ください）。なお、申請手数料500 円がかかります（郵便切手可）。

・１点のみで受け付けるもの
写真付き公的書類「運転免許証」（裏面に住所変更の記載があれば裏面も）「外国人登録証明書」「マイナンバーカード」「パスポート」等のコピー

・２点のセットで受け付けるもの
上記写真付き公的書類がない場合は、「健康保険被保険者証」「年金手帳」「社員証」「学生証」「住民票（３ヵ月以内）」等のコピーの他、「本人の現住所が確認できるもの」１点（公共料金の請求書、自宅に届いた消印付き郵便物等のコピー。いずれも過去３ヵ月以内のもの）

こうした手続きは、第三者がお客様になりすまして不正に情報を取得すること等を防止するための措置です。ご理解ください。
なお、提出していただいた申請書と本人確認のための書類はお返しできません。あらかじめご了承ください。

・代理人による申請
個人情報の利用目的の通知、開示及び訂正等を求める方が未成年者又は成年被後見人である場合、法定代理人からの申請に限り受け付けをいたします。
このとき、本人及び代理人の本人性の確認については、前項の本人確認のための書類に加え、下記（a）の書類を同封して申請してください。
また、ご本人が弁護士等任意の代理人に委任して申請する場合は、下記（b）の書類を同封してください。
これらは代理権のない者がご本人に無断で申請することを防止するための措置です。

（a）法定代理人の場合

• 未成年者の法定代理人・・・戸籍謄本
• 成年被後見人の法定代理人・・・登記事項証明書もしくは後見開始審判書の写し

（b）任意代理人の場合
本人が署名・押印した委任状。そこに押印された本人印の印鑑証明書、任意代理人の本人確認のための書類（前項の本人確認書類と同じ）。
ただし代理人が弁護士、司法書士、行政書士等その業務上委任を受けて代理人となる資格を有する者であるときは、当該資格を証明する資料（登録番号、職印に係る印鑑登録証明書等）の提示を求めて確認します。なお、これらの書類もお返しすることはできません。あらかじめご了承ください。

●手数料
利用目的の通知及び開示をお求めになる場合は、１件の申請につき、500 円（当社からの回答に要する実費および消費税を含みます）を申し受けます。
お支払いは、500 円相当の郵便切手を同封するか、下記の銀行口座への払い込み（払込手数料は払込人負担）でお願いいたします。払込人の名義欄には、開示等をお求めになるご本人のお名前をお書きください。
申請書が当社に届いてから10 日以内にご入金がない場合は、お求めがなかったものとみなしますので、ご注意ください。なお、訂正等（訂正・追加・削除）をお求めの場合、手数料はいただきません。

・払込先
取引銀行：北洋銀行　本店営業部（当座預金）
口座番号：1000279 [ 株式会社朝日サービス]

●当社からの回答方法と取得した個人情報の利用目的等
前項に定める手数料のお支払いがあったことを確認した後、遅滞なく書面で回答いたします。回答は特定記録郵便でお送りいたします。個人情報の利用目的の通知、開示及び訂正等のお求めに伴い、当社が取得した申請者及び代理人の個人情報は、そのお求めに応じるのに必要な範囲でのみ取り扱います。提出していただいた申請書と本人確認のための書類、及び代理申請のための書類は、後日のお問い合わせ等に対応できるよう３年間保存し、その後、適切に消去・廃棄いたします。

●ご請求に対応できない場合
個人情報の利用目的の通知、開示、及び訂正等のお求めをいただいても、そもそも当社で申請者の個人情報を保有していないときはもとより、当該個人情報が、当社が業務受託した預託情報の場合等、開示対象個人情報に該当しない場合があります。
また、以下の事由に該当する場合にも、お求めどおりの対応ができないことがあります。

• 申請書と本人確認書類の記載内容とに相違がある等、本人確認ができない場合。
• 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合。
• 申請書の記載に重大な不備がある場合。
• 「利用目的が明らかである」「開示により、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある」「個人情報取扱事業者（当社）の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある」等、個人情報保護法が定める義務免除事由にあたる場合。

上記の場合は、お求めに応じられない旨とその理由を書面にして、特定記録郵便でお送りいたします。なお、この場合でも手数料はお返しできません。あらかじめご了承ください。

書類ダウンロード

• 個人データの第三者提供記録に関する開示請求書（PDF）
• 保有個人データ訂正等請求書（PDF）
• 保有個人データ利用停止等請求書（PDF）
• 利用目的通知請求書（PDF）
• 保有個人データ開示請求書（PDF）